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用人单位在劳动争议处理中举证的技巧和方法

王斐律师 浏览 17493 次

用人单位和劳动者发生劳动争议引起仲裁、诉讼时,通常是由用人单位作为被告和被申请人,据统计,用人单位当被告的几率在90%以上。而从劳动争议仲裁和诉讼案件结案的情况来看,90%以上的几率又是以用人单位败诉而告终。败诉的原因,当然主要是实体方面的原因,也就是说用人单位的确存在侵害劳动者权益的事实;但是,许多案件用人单位在事实方面并不存在问题,可是在仲裁和诉讼中也败诉了。这是什么原因呢?我们做了研究,败就败在不能提供有效的证据,来证明单位没有违法的行为或者行为轻微。因此,如何举证,掌握举证过程中一些可供操作的技巧和方法,对每一个用人单位的人力资源管理者来说,就十分重要。平时管理好应该由用人单位掌握的证据,还可以预防劳动争议的发生。

《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》(2007年12月 29日第十届全国人民代表大会常务委员会第三十一次会议通过)第六条规定:“发生劳动争议,当事人对自己提出的主张,有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的,用人单位应当提供;用人单位不提供的,应当承担不利后果。”《劳动争议调解仲裁法》采取“谁主张谁举证”与“谁作为谁举证”, “谁存证谁举证”相结合的原则来决定举证责任的分配,在这方面作出了倾向于劳动者的规定,对于保护劳动争议案中弱势群体的利益有着非常重要的作用。其中最需要用人单位注意的是:与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的,用人单位应当提供;用人单位不提供的,应当承担不利后果。据此,在劳动争议处理过程中,提供和保留自己掌握和管理的证明材料,已经成为用人单位不可推卸的法定义务。

今天要讲的内容,就是在劳动争议仲裁和诉讼中,哪一些材料是应该由用人单位掌握管理而需要提供作为证明材料的?用人单位根据有关法律的规定,具体有哪一些举证的责任?在举证过程中,有哪些可供操作的技巧和方法?

一、用人单位对劳动规章制度制定和公示的举证责任和举证的技巧。

《劳动合同法》第四条规定:“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。”“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。”“在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。”“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。”

(一)劳动规章制度对员工具有约束效力成立的条件

从《劳动合同法》第四条的规定中我们可以看出,用人单位的规章制度很多,但并不是所有的规章制度都具有劳动法律意义上的规章制度,只有符合《劳动合同法》第四条所规定的事项的制度才是劳动规章制度,也只有按照《劳动合同法》第四条规定的程序制定的规章制度才是具有法律效力的规章制度,才能对员工具有约束力。

一个用人单位的劳动规章制度能不能具有法律效力有效约束员工,这要从三个方面来加以衡量:

1、要看规章制度的内容是否合法。即规章制度的内容不能与现行的法律法规、社会公德等相违背。

2、要看规章制度是否经过民主程序制定。对经过了民主程序制定的劳动规章制度,还要注意保留相关履行民主程序的证据。

3、要看规章制度是否已经向员工公示告知。在向员工公示和告知时,还要注意保留已公示和告知的证据。

(二)用人单位在制定和公示劳动规章制度时常见的问题

劳动规章制度是用人单位的内部“法律”,无疑是由用人单位所掌握管理的。然而,目前许多用人单位在劳动规章制度的制定、公示和管理中却存在以下常见的问题:

1、未经平等协商程序确定。

根据《劳动合同法》的规定,劳动规章制度制定应该经过平等协商程序,即要经过职工代表大会或全体职工讨论,提出方案和意见,然后由用人单位与工会或职工代表经过平等协商确定。由此可见,劳动规章制度的制定不应该是用人单位单方面的行为。在实践中,很多单位在制定、修改或者决定直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,未经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,未与工会或者职工代表平等协商确定。这样的规章制度实际上没有法律效力。一些单位制定的规章制度虽然已经通过平等协商程序,但由于未保留书面记录作证据,结果在发生争议纠纷时也很容易遭到仲裁和司法机构的质疑。

2、内容不符合法律法规的规定。

劳动规章的内容违反法律法规,主要是指在法律法规保护的主体条件上,劳动规章的内容、标准与法律法规的规定相抵触。例如劳动合同中约定试用期的问题,《劳动合同法》规定试用期最长不超过6个月,这只是一个最高限定,并不是劳动合同无论期限多长,只要试用期不超过6个月就是合法的。单位制定劳动规章时,涉及到试用期问题时,就不能笼统的规定6个月的试用期,更不能让员工先试用后再签劳动合同。在仲裁和诉讼过程中,由于用人单位对试用期的约定无法找到法律法规和政策作依据,也就是不能提供出可以被仲裁、司法机构采信的证据,就必然会得到败诉的结果。

3、未履行公示和告知程序。

用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。但是,不少用人单位的劳动规章制度都是处于秘密状态,锁在人力资源部管理工作者的抽屉里,只有到员工违反了规章制度的规定时,才拿出来告知员工违反了单位的规章制度。对于这种现象,只要劳动者提出异议,用人单位的规章制度就无法产生法律效力。一些单位即使有公示或告知劳动者,但由于公示或告知方法使用不当,导致证据材料没有保留,无法向仲裁庭或法庭举证,同样要承担不利的法律后果。

(三)劳动规章制度违反法律法规给用人单位带来的法律风险

劳动规章制度违反法律、法规,包括内容违法、制定程序违法、公示程序违法。不合法的劳动规章制度,用人单位要承担相应的法律责任。

1、在仲裁或诉讼中不能作为审理劳动争议案件的依据。

根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条的规定,规章制度必须符合“民主程序制定”、“合法”,“公示”三个条件,才可作为人民法院审理劳动争议案件的依据。不合法的劳动规章制度,在仲裁或诉讼中不能作为审理劳动争议案件的依据。

2、要承担给劳动者造成损害的赔偿责任。

按照《劳动合同法》第八十条规定,规章制度违反法律、法规规定的,由劳动行政部门责令改正,给予警告;给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。

3、劳动者可以随时解除劳动合同。

根据《劳动合同法》第三十八条规定,用人单位的规章制度违反法律、法规的规定,损害劳动者权益的,劳动者可以解除劳动合同,用人单位还需要支付经济补偿金。

(四)劳动规章制度举证的技巧和方法

以上分析可以看出,劳动规章制度的制定和公示,有一个举证责任的问题。那么,怎样来做好劳动规章制度制定和公示的证据保留工作呢?这里提一些建议供大家参考:

1、劳动规章制度制定和修改应严格履行“民主程序”,并保留职工代表大会或者全体职工讨论、协商的相关书面证据。

从法律规定看,劳动规章制度的制定、修改流程为:职工代表大会或者全体职工讨论→提出方案和意见→与工会或者职工代表平等协商确定→公示告知。为此,用人单位在制定和修改规章制度时,必须进行平等协商程序,并务必要留好记录,保存好相关证据,如会议纪要、讨论情况和经过、张贴公告的记录等。因为一旦劳资双方在劳动规章制度效力问题上发生争议,用人单位需要举证证明其规章制度是经过平等协商程序且曾向劳动者公示、告知,如果用人单位不事先保留相应证据,就无法证明相应的内容。

2、严格履行“公示程序”,在规章制度公示或告知时选择易于举证的公示或告知方式,并保留已公示或告知的书面证据。

规章制度是否向劳动者公示直接决定用人单位在劳动争议案件中的胜败,按照最高人民法院司法解释及劳动合同法的规定,规章制度只有向劳动者公示才对劳动者产生约束力。司法实践中劳动者往往以其不知道规章制度的内容为由主张规章制度未公示,用人单位也往往无法提供已经公示的证据,很多单位本应该胜诉的案件最终败诉问题往往就出在这里,员工的违纪行为本已经达到了规章制度中规定的解除劳动合同条件,但是员工称不知道有这个制度,单位也无法证明曾向员工公示的证据,最终导致案件败诉。

规章制度如何公示才更有利于今后在仲裁庭或法庭举证?

规章制度公示与告知的方法与技巧:

(1)员工手册发放(要有员工签领确认);

(2)内部培训法(注意一定要包括:培训时间、地点、参会人员、培训内容、与会人员签到);

(3)劳动合同约定法;

(4)考试法(开卷或闭卷,保留试卷);

(5)传阅法(保留员工签名);

(6)入职登记表声明条款(保存有员工签名的登记表);

(7)意见征询法(保留员工意见的签名和书面资料)。

尽量避免如下公示方法:

(1)网站公布;

(2)电子邮件告知;

(3)公告栏,宣传栏张贴。

从举证角度考虑,不推荐网站公布法、电子邮件通知法、公告栏张贴法,因为这三种公示方式都不易于举证。

3、对于已经存在的劳动规章制度进行合法性审查,从内容和程序两个方面加以补正。对不符合法律规定的要进行修订或删除,甚至推倒重来,并重新履行法定程序,以使其具有法律效力。

二、用人单位对告知义务和入职审查的举证责任和举证的技巧

《劳动合同法》第八条规定:“用人单位招用劳动者时,应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬,以及劳动者要求了解的其他情况;用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况,劳动者应当如实说明。”

(一)用人单位对劳动者告知的义务和入职审查的权利

从《劳动合同法》的以上规定可以看出,作为一家用人单位,在与劳动者签订劳动合同时,从以下两个方面拥有义务和权利:

1、对本单位与劳动合同直接相关的基本情况具有告知义务。

用人单位在与劳动者签订劳动合同时,应当依法告知劳动者相关内容,如劳动者的工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬,以及劳动者要求了解的其他情况等。即使劳动者不提出要求也得主动告知。同时,还应积极采取书面方式保存告知行为的证据。

2、对劳动者与劳动合同直接相关的基本情况具有知情和审查的权利。

用人单位对劳动者也有知情权,即有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况,如劳动者的年龄、性别、学历、专业技术、工作经历、健康状况等。以上情况,需要劳动者提供有关的书面证明材料,用人单位同样应该好好保留、掌握和管理。

从以上例举我们应该注意到,这中间用人单位的告知内容是比较广泛的,基本上涵盖了劳动关系的全部内容,而劳动者的告知义务相对少很多,只限于与劳动合同直接相关的基本情况,实践中不外乎就是年龄、家庭住址、教育背景、学历、工作经历、是否与前单位解除合同等,而对于与劳动合同没有直接关系的情况,劳动者可以不回答。

(二)用人单位在告知义务和入职审查问题上的法律风险

用人单位未履行入职告知义务和不注重入职审查都将给单位自身带来很大的风险。

1、用人单位未履行告知义务的法律风险。

用人单位对应聘人员主动告知是法定的义务。不履行这一法定义务,将影响到劳动合同的效力。根据《劳动合同法》第二十六条的规定,隐瞒真实情况,诱使对方作出错误的判断而签订劳动合同,可以认定为欺诈,因欺诈手段使对方在违背真实意思的情况下而订立的劳动合同可认定为无效劳动合同。对劳动者知情权的轻视,还可能给用人单位带来很大的法律风险,甚至需要承担严重的法律责任。例如不向劳动者告知职业危害,《职业病防治法》规定要对用人单位处以2至5万元的罚款。

2、用人单位未严格进行入职审查的法律风险。

用人单位招聘过程的简单化、形式化,不注重入职审查,轻视入职审查,将对用人单位用工带来很大风险。用人单位如果在招聘时,对应聘人员的身份、学历、职业资格、工作经历等如果核查不严格,而应聘人员有弄虚作假的情形的,会导致其无法胜任工作、耗费工资福利待遇、浪费招聘工作管理成本、劳动合同无效等严重后果。最直接的法律风险有以下两个方面:一是不进行入职审查,劳动者以欺诈手段入职的,可导致劳动合同无效。《劳动合同法》第二十六条规定,以欺诈手段使对方在违背真实意思的情况下订立的劳动合同无效或者部分无效。二是招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者,给其他用人单位造成损失的,应当承担连带赔偿责任。《劳动合同法》第九十一条规定,用人单位招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者,给其他用人单位造成损失的,应当承担连带赔偿责任。

从以上阐述我们可以看出,劳动者如果投诉用人单位未履行入职告知义务,或者由于用人单位入职审查不严以欺诈为由解除劳动者的劳动合同,都负有举证的责任。

(三)用人单位告知义务和入职审查的举证技巧和方法:

1、用人单位履行告知义务举证的技巧和方法:

操作实务中,从举证角度考虑,用人单位应当以书面形式告知劳动者,并保留相关证据,可以从以下三方面采取告知措施:

(1)在员工入职登记表中声明。在员工入职登记表中设计有关栏目,要求劳动者在单位告知情况后声明:单位已经告知本人工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬,其他情况,签名确认。

(2)在劳动合同中设计告知条款。这是比较省事的办法,比如在劳动合同关于甲乙双方基本情况中,可以写明一条:“甲方应将有关乙方工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬,以及乙方要求了解的其他情况,向乙方提供招聘简章或向乙方口头告知。乙方在本合同书上签字或盖章,视同已接受甲方告知的上述情况。”合同条款写明用人单位已告知,可以防止因知情权而带来的法律风险。

(3)要求劳动者提供书面声明。即在书面告知或口头告知后,请劳动者签字认可,并保留作为证据。

2、用人单位入职审查举证的技巧和方法:

劳动者的欺诈手段,基本上是提供虚假资料,如假文凭、假证件、假经历等;因此,用人单位应当建立行之有效的入职审查制度,并且适当运用知情权的法律规定。

(1)设置《员工入职登记表》作为证据。表格中列明劳动者与签订劳动合同有关的各个项目,要求应聘人员如实填写,不得欺骗。用人单位应将《员工入职登记表》作为劳动合同的附件,妥为管理和保存,一旦发现员工方面有欺诈行为,就可以作为证据作出处理,该员工不服的,就是最直接有效的证据。

(2)要求劳动者提供相关个人资料留作证据。比如身份、学历、资格、工作经历等信息是否真实;是否潜在疾病、残疾、职业病等;应聘人员是否年满16周岁或是否退休享受养老保险待遇的人员;是否与其它单位签订有未到期的劳动合同;是否与其它单位存在竞业限制协议;如果招用外国人,是否办理外国人就业手续。特别在招用有从业经历的劳动者时,应该要求其提供与前单位的解除或终止劳动合同证明,并保留原件。如尚未解除劳动合同的,要求其原单位出具同意该员工入职的书面证明。同时,还应该要求有从业经历的劳动者承诺未承担竞业限制义务,并向原单位进行核实,以免发生不可预测的诉讼风险。

(3)在劳动合同中设计条款以备作为证据。为了规避出现入职审查不严带来的法律风险,可以在劳动合同中订明:“乙方应当按照甲方要求提供可验证的居民身份证或其他有效身份证、学历证书、职业资格证书的复印件,以及最后服务单位的离职证明、婚姻生育证明、甲方指定医院的体检证明等相关资料,并将有关与本劳动合同直接相关的基本情况,按甲方提供的《员工招收登记表》,由本人如实填明并作为劳动合同的附件。”这就将提供合法身份证件和其他证件的责任,加在应聘人员身上,一旦事后出现问题,还可以采取措施进行补救,不但可以减少损失,还可以动用法律武器制裁欺诈者。

(4)建立职工名册并保留作为证据。《劳动合同法》第七条规定:“用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系。用人单位应当建立职工名册备查。”由此可见,建立职工名册是用人单位的法定义务。要求用人单位建立职工名册备查的目的,是为了解决劳动者在发生劳动纠纷时举证困难,难以证明双方劳动关系的存续情况,有这个规定,由于职工名册是由用人单位掌握和管理的,用人单位就负有举证义务了。

《劳动合同法实施条例》第八条对“职工名册”应当包括的内容做了具体规定:“劳动合同法第七条规定的职工名册,应当包括劳动者姓名、性别、公民身份号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。”看来,按照《实施条例》第八条规定建立职工名册决不是一件小事,没有职工名册的,有职工名册却没有规定的项目和内容,是要承担不利法律后果的,甚至要受到行政处罚。《劳动合同法实施条例》第三十三条规定:“ 用人单位违反劳动合同法有关建立职工名册规定的,由劳动行政部门责令限期改正;逾期不改正的,由劳动行政部门处2000元以上2万元以下的罚款。”

职工名册的证据力实际上对用人单位和劳动者双方都具有重要作用。对那些不辞而别的职工,职工名册就是用人单位向他追索赔偿的重要证据;而从职工方面来说,职工名册是用人单位和他存在劳动关系的最好证明。当然,对劳动行政部门执法检查者来说,职工名册是首先必须检查的资料。

三、用人单位对劳动合同订立的举证责任和举证的技巧

(一)用人单位对员工是否订立劳动合同要负举证责任

1、用人单位不与劳动者签订书面劳动合同将承担不利的法律后果。

为了破解实践中事实劳动关系的泛滥和用人单位不订立劳动合同的顽疾,《劳动合同法》强调劳动合同的书面化,不管订立、变更、解除、终止一律采取书面形式。《劳动合同法》第十条规定,建立劳动关系,应当订立书面劳动合同。已建立劳动关系,未同时订立书面劳动合同的,应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。《劳动合同法》第八十二条规定,用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的,应当向劳动者每月支付二倍的工资。《劳动合同法》第十四条第三款规定,用人单位自用工之日起满一年不与劳动者订立书面劳动合同的,视为用人单位与劳动者已订立无固定期限劳动合同。《劳动合同法实施条例》也作了与此相关的实施规定。

2、用人单位对拒签劳动合同的劳动者要注意保存证据并及时采取处理措施。

首先,用人单位必须革新用工观念,建立先订合同后用工的习惯,最迟必须在一个月内订立合同;劳动合同终止后,劳动者仍在用人单位继续工作的,抛弃双方可随时终止劳动合同的观念,也应当在一个月内续订劳动合同。《劳动合同法实施条例》第六条规定:“自用工之日起一个月内,经用人单位书面通知后,劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的,用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系,无需向劳动者支付经济补偿,但是应当依法向劳动者支付其实际工作时间的劳动报酬。”《实施条例》的这一规定,对劳动者拒绝与用人单位签订劳动合同的,给了用人单位一个终止劳动关系的选择权。当然,这里用人单位需举证证明已经书面通知劳动者签订合同,而劳动者不签订书面劳动合同,因此,用人单位应当具有证据意识,在书面通知送达时应当有劳动者的签收证据或其它可证明已经向劳动者送达书面通知的证据,否则事后可能发生争议纠纷,而用人单位无法举证。

那么,对于拒绝与用人单位签订劳动合同的劳动者,还可以采取哪些处理方法呢?(1)对初来应聘的可以不予录用;(2)对已经招收并且用工的要保留相关证据,在一个月之内向劳动者送达签订合同通知书,要求劳动者必须书面表示意见,如果书面拒绝要作为证据保存;用人单位应当在一个月内书面通知劳动者终止劳动关系,并且不向其支付经济补偿;(3)对已经超过一个月拒绝与用人单位签订劳动合同的劳动者,除保留好有关拒签的书面证据外,应当严肃向其提出不签劳动合同是违法行为也是严重违反规章制度的行为,可以按照《劳动合同法》第三十九条的规定随时通知解除事实劳动关系,只支付正常工资,不支付经济补偿。

3、用人单位要做好为劳动关系是否存在举证的证据保存工作。

《劳动合同法》第七条规定,用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系。这一规定明白无误地告诉我们:用人单位与劳动者之间是否存在劳动关系,用工才是唯一标准。只要有了用工的事实,劳动关系就已经建立了,这种劳动关系就是合法的,就要受到法律的保护。据此,今后再也不存在所谓事实劳动关系的问题了。

劳动和社会保障部早在2005年专门发布了《关于确立劳动关系有关事项的通知》,明确规定了认定用人单位和劳动者存在劳动关系可参照的凭证,包括:

(1)工资支付凭证或记录(职工工资发放花名册)、缴纳各项社会保险费的记录;

(2)用人单位向劳动者发放的“工作证”、“服务证”等能够证明身份的证件;

(3)劳动者填写的用人单位招工招聘“登记表”、“报名表”等招用记录;

(4)考勤记录;

(5)其他劳动者的证言等。

其中,本通知明确规定(1)、(3)、(4)项的有关凭证的举证责任在用人单位,因此用人单位必须保存这些资料为提供证据作准备,否则就要承担对本单位不利的后果。劳动保障部这一《通知》还规定了用人单位种种事实劳动关系的也需要支付经济补偿金。由此可见,用人单位运用事实劳动关系的形成来逃避责任的空间已经非常狭小。根据《劳动合同法》的有关规定,用人单位如果还托延不与劳动者订立书面劳动合同,将承担更加沉重的法律后果。

(二)用人单位对订立无固定期限劳动合同应负的举证责任

1、用人单位与劳动者签订无固定期限劳动合同的几种情形:

(1)双方协商一致同意签订;

(2)劳动者在该用人单位连续工作满十年的;

(3)用人单位初次实行劳动合同制度或者国有企业改制重新订立劳动合同时,劳动者在该用人单位连续工作满十年且距法定退休年龄不足十年的;

(4)连续订立二次固定期限劳动合同,且劳动者没有本法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的情形,续订劳动合同的。

(5)用人单位自用工之日起满一年不与劳动者订立书面劳动合同的,视为用人单位与劳动者已订立无固定期限劳动合同。

2、用人单位在签订无固定期限劳动合同问题上的举证责任

根据《劳动合同法》第十四条规定,有以上(2)、(3)、(4)种情形之一,劳动者提出或者同意续订、订立劳动合同的,除劳动者提出订立固定期限劳动合同外,应当订立无固定期限劳动合同。《劳动合同法》第十四条的实施有几个问题需要用人单位提供证据:

(1)用人单位要证明劳动者在本单位的连续工作年限有十年或不够十年。

(2)用人单位要证明本单位是不是初次实行劳动合同制度,是否是国有企业改制重新订立劳动合同。

(3)用人单位要证明劳动者是不是已经订立了两次固定期限的劳动合同,如果劳动者要求续订固定期限劳动合同的,用人单位还要保留劳动者的书面意见作为证据。

《劳动合同法》第十四条的实施实际上暗藏了一个很大的“陷阱”,用人单位一不留神将很容易掉入。一种可能发生的情况是:在劳动者符合法定三种情形时,用人单位与劳动者订立固定期限劳动合同,劳动者也默认接受,但时隔数月或者数年,突然要求单位从该固定期限合同订立之日开始每月支付两倍工资,从法律规定看,其主张是可以成立的,因为劳动者并没有提出过订立固定期限劳动合同,用人单位本应当主动订立无固定期限劳动合同。还有一种可能发生的情况是:劳动者口头要求订立固定期限劳动合同,用人单位依劳动者的意思订立,但履行一段时间后,劳动者反悔,要求用人单位支付两倍工资,如果用人单位不能举证系劳动者提出的订立固定期限劳动合同,则面临支付两倍工资的风险。

3、用人单位在签订无固定期限劳动合同时保存证据的方法。

当劳动者符合上述各项情形,订立劳动合同前,用人单位应当增强证据意识,实践中建议以书面形式向劳动者征询需订立哪种类型的合同,如劳动者同意订立固定期限劳动合同或主动提出订立固定期限劳动合同的,用人单位一定要保留劳动者同意的书面证据,避免事后被劳动者利用而导致用工成本增加的风险。

四、用人单位对支付劳动报酬的举证责任和举证的技巧

劳动报酬是指劳动者向用人单位提供一定劳动量而得到的全部工资收入。劳动者作为劳动主体有权从事劳动,亦有权享受它带来的成果。劳动报酬权是劳动者利益的集中表现,不仅对劳动者具有生活保障的意义,还是社会对劳动者劳动的承认和评价。

(一)劳动报酬权是劳动者利益的集中表现

我国的劳动法律法规对劳动者的劳动报酬权作了全面的保护规定。

1、《劳动法》对劳动者劳动报酬支付的规定。

《劳动法》设立《工资》专章对劳动者拥有的同工同酬权、最低工资保障权、以货币的形式取得劳动报酬的权利、按月领取劳动报酬的权利、在法定休假日和婚丧假期间以及依法参加社会活动期间从用人单位获得工资的权利作出了全面的规定。

2、《劳动合同法》对劳动者劳动报酬支付的规定。

《劳动合同法》规定劳动报酬是劳动合同的必备条款,未载明的要由劳动行政部门责令改正,给劳动者造成损害的要承担赔偿责任;第十一条规定了用人单位未在用工的同时订立书面劳动合同造成与劳动者约定的劳动报酬不明确的处理办法;第十八条规定了劳动合同对劳动报酬约定不明确时的处理办法;第二十条规定了劳动者在试用期间的工资支付办法;第二十八条规定了在劳动合同无效的情况下劳动者劳动报酬的支付办法;第三十一条规定了用人单位安排劳动者加班的工资支付办法;第三十条规定了用人单位拖欠或者未足额支付劳动报酬时劳动者可以依法向当地人民法院申请支付令;第三十八条第(二)项规定用人单位未及时足额支付劳动报酬的,劳动者可以解除劳动合同;第四十六条规定了因用人单位未及时足额支付劳动报酬的劳动者解除劳动合同后应该支付经济补偿金;第八十五条规定了因用人单位未按照劳动合同的约定或者国家规定及时足额支付劳动者劳动报酬的,除了责令用人单位应当支付差额部分外,还要按应付金额的百分之五十以上百分之一百的标准向劳动者加付赔偿金。

3、《企业破产法》对劳动者劳动报酬支付的规定。

《企业破产法》第四十八条规定了债务人所欠职工的工资等不必由职工向管理人申报债权,由管理人调查后列出清单并予以公;第一百一十三条规定了破产人所欠职工的工资为第(一)项顺序进行清偿。

4、《劳动争议调解仲裁法》对处理劳动报酬争议的的规定。

《劳动争议调解仲裁法》对处理劳动报酬争议作出了一系列对劳动者十分有利的法律规定。第二条规定了劳动报酬争议属《劳动争议调解仲裁法》适用的范围;第九条规定了用人单位违反国家规定,拖欠或者未足额支付劳动报酬,劳动者可以向劳动行政部门投诉,劳动行政部门应当依法处理,实际上是为劳动者上了“双保险”; 第十六条规定了因支付拖欠劳动报酬等事项达成调解协议,用人单位在协议约定期限内不履行的,劳动者可以持调解协议书依法向人民法院申请支付令,人民法院应当依法发出支付令;第二十七条规定了劳动争议申请仲裁的时效期间为一年,但劳动关系存续期间因拖欠劳动报酬发生争议的,劳动者申请仲裁不受该条规定的仲裁时效期间的限制,并且规定,劳动关系终止的,劳动者还可以自劳动关系终止之日起一年内提出;第四十四条规定了仲裁庭对追索劳动报酬、工伤医疗费、经济补偿或者赔偿金的案件,根据当事人的申请,可以裁决先予执行,移送人民法院执行,劳动者申请先予执行的,可以不提供担保;第四十七条规定了追索劳动报酬、工伤医疗费、经济补偿或者赔偿金,不超过当地月最低工资标准十二个月金额的争议,仲裁裁决为终局裁决,裁决书自作出之日起发生法律效力,也就是说,只要裁决书下达,用人单位即要立即支付。

(二)用人单位对支付劳动者劳动报酬拒绝举证的法律风险

用人单位对支付劳动者的劳动报酬负有不可推卸的举证责任,不得拒绝;用人单位拒绝就支付劳动者劳动报酬举证将承担不利的后果。

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》(法释[2001]14号)第十三条规定:“因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议,用人单位负举证责任。”《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(二)》第一条第(一)项规定,在劳动关系存续期间产生的支付工资争议,用人单位能够证明已经书面通知劳动者拒付工资的,书面通知送达之日为劳动争议发生之日。用人单位不能证明的,劳动者主张权利之日为劳动争议发生之日。这一规定实际上延长了劳动者可以申请仲裁的时效,对劳动者有利。第二条规定,托欠工资争议,劳动者申请仲裁时劳动关系仍然存续,用人单位以劳动者申请超过时效为由主张不再支付的,人民法院不予支持。但用人单位能够证明劳动者已经收到拒付工资的书面通知的除外。这一条实际上也是放宽了劳动者申请仲裁的时效,一直可以到劳动关系存续终止,显然对劳动者是有利的。第三条规定,劳动者以用人单位的工资欠条为证据直接向人民法院起诉,诉讼请求不涉及劳动关系其他争议的,视为拖欠劳动报酬争议,按照普通民事纠纷受理。实际上这一规定大大延长了受理时效,因为根据《民法通则》的规定,向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间为2年,显然这一规定对劳动者也是有利的。

“劳动保障行政部门在查处投诉举报用人单位侵害劳动者合法劳动报酬权益的案件时,用人单位应当在规定的期限内提供有关工资支付的凭证。逾期不能提供或者拒绝提供的,劳动保障行政部门可以按照劳动者投诉的工资金额直接进行认定。”此条明确规定了用人单位拒绝举证应承担的不利后果,而且该办法这一规定的作出是有依据的,最高人民法院《关于民事经济审判制度改革》第三十条规定有:“有证据证明持有证据的一方当事人无正当理由拒不提供,如对方当事人主张该证据的内容不利于证据持有人,可以推定该主张成立”。

(三)用人单位对支付劳动者劳动报酬应该举证的事项和方法

根据有关法律法规和规章的规定,用人单位对支付劳动者劳动报酬应该举证的有以下事项:

1、内部工资支付制度、集体合同或工资集体协议;

2、劳动合同;

3、用人单位编制的工资支付表(工资支付花名册)。工资支付表必须载明支付单位、支付时间、支付对象的姓名、工作天数、加班时间、应发的项目和金额、扣除的项目和金额等事项;

4、用人单位工资支付清单和劳动者领取工资的签收手续。

5、为实行同工同酬举证。《劳动合同法》第十一条和第十八条都规定了劳动报酬约定不明的处理,其中兜底的方式就是实行同工同酬。这两条中的 “同工同酬”,是指用人单位对于从事相同工作,付出等量劳动且取得相同劳绩的劳动者,应支付同等的劳动报酬。操作实务中,实行同工同酬也存在一个举证问题,从事相同工作容易举证,但是付出等量劳动且取得相同劳绩却不容易举证了。

五、用人单位在试用期间解除劳动合同的举证责任和举证的技巧

(一)用人单位不得随意在试用期间解除与劳动者的劳动合同

许多用人单位都认为在试用期内可以随时解除与劳动者的劳动关系,实际上这是一个认识上的误区。滥用关于试用期的单方解除权,常常是用人单位方面容易出现的问题。其表现是:在没有约定试用期,或者试用期的约定违法,或者已过了试用期的情况下,仍以试用期内不符合录用条件为由,解除与劳动者的劳动合同。由此而产生的争议纠纷,仲裁和诉讼时单位必然会败诉。因此,必须提出一个忠告:试用期内不得随意解除员工的劳动合同。

(二)用人单位要为有录用条件而且已经向劳动者公示和告知举证

《劳动合同法》第三十九条第(一)项规定,劳动者在试用期间被证明不符合录用条件的,用人单位可以与劳动者解除劳动合同。这一项规定的要点是:用人单位首先要证明单位是否有“录用条件”。如果有录用条件,辞退员工时还得证明该员工不符合录用条件。不知何为录用条件,或无法证明该录用条件已经公示和劳动者已经知悉就贸然辞退试用期内的员工,是用人单位在劳动争议处理中败诉的重要原因。违规解除劳动合同用人单位要承担法律责任,还要按照经济补偿金的二倍向劳动者支付赔偿金。因此,已经公示和已经使劳动者知晓的录用条件,劳动者在试用期间不符合录用条件的考核证明,就成为用人单位必须提供的重要证据。因此,用人单位要尽可能使自己的录用条件具体化,书面化,公示化,证据化。

(三)用人单位证明录用条件已经公示和告知的技巧和方法:

录用条件如何证明已经公示并已经向应聘的劳动者告知呢?方法有以下几种:

1、通过招聘公告发布招聘简章来公示。在公示时采取一定方式予以固定,以为诉讼保留证据;但实际上在公告栏内张贴是很难保存的,如果是报刊登载可保存登载的报纸。

2、招聘员工时向其明示录用条件,并要求员工签字确认。最好的办法是印制在《员工招聘登记表》上,供应聘人员填写和阅读后要求其签名表示已经知晓。

3、发送聘用函明示录用条件。劳动关系建立以前,通过发送聘用函的方式向员工明示录用条件,并要求其签字确认。

4、在劳动合同中设计条款明确约定录用条件或不符合录用条件的情形。例如,可以在劳动合同中约定这样的条款:乙方有下列情形之一,为不符合录用条件:

(1)提供本人基本情况时隐瞒真实情况,告知虚假信息,违背诚实信用要求;

(2)职业技能考察、考核不合格,不符合所从事岗位工作的要求;

(3)身体患有不宜所从事岗位工作的疾病;

(4)不能按照所从事岗位的职责完成劳动和工作任务;

(5)其他不符合所从事岗位个性要求的情况。

强烈建议用人单位采用这种方式。

6、在劳动规章制度中对录用条件进行详细规定。劳动规章制度对录用条件有规定的,要将规章制度在劳动合同签订前向劳动者告知,并可以作为劳动合同的附件。

建议用人单位采用2、4、5项办法,简单易行,不花多少代价。

(四)用人单位证明劳动者在试用期间不符合录用条件的技巧和方法。

1、对试用期间的劳动者进行考核鉴定并保存书面鉴定意见。在有了录用条件的情况下,还要能够证明其不符合录用条件。这就促使用人单位必须建立试用期间的考核鉴定制度。用人单位通过建立员工试用期考核鉴定制度,给新进员工安排试用期工作计划,运用专人带班、集中培训、组织笔试、对日常绩效与表现记录等形式,对新进员工在试用期的表现进行考核和鉴定,以了解新进员工在试用期间是否符合录用条件。对有试用期的员工,在试用期间的考核和鉴定结果,就可以作为该员工是否符合录用条件的证明。

2、采取书面形式向在试用期解除劳动合同的劳动者说明理由并保存签收字据。《劳动合同法》第二十一条规定,用人单位在试用期解除劳动合同的,应当向劳动者说明理由。这里的“说明理由”,法律并未规定一定得采取书面形式,但从举证角度出发,建议采用书面形式,并且要求劳动者签收。

六、用人单位对解雇有严重过错员工的举证技巧和方法

(一)用人单位解雇有严重过错员工的法律依据

《劳动合同法》第三十九条规定,除在试用期间被证明不符合录用条件和被依法追究刑事责任的情形以外,劳动者有下列严重过错情形的,用人单位可以即时通知劳动者解除劳动合同:严重违反用人单位的规章制度的;严重失职,营私舞弊,给用人单位造成重大损害的;劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系,对完成本单位的工作任务造成严重影响,或者经用人单位提出,拒不改正的;劳动者以欺诈等非法手段使用人单位在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同,致使劳动合同无效的。

(二)用人单位解雇有严重过错员工的认定标准

需要特别强调的是,对于有违规行为和对用人单位有损害的员工,用人单位并非可以一概辞退。《劳动合同法》规定必须是有严重违规行为和给用人单位造成重大损害的员工,用人单位方可辞退。因此,何谓“严重违规”和“重大损害”,对于用人单位而言就至关重要了。关于“严重违规”以及“重大损害”的标准问题,法律上并无明确的规定,用人单位应通过劳动规章制度对这两个概念进行界定和量化。一方面,单位在员工手册或者规章制度中最好对严重违规或重大损害行为的情形要有明确规定,并且注意保留员工严重违规和重大损害的事实依据。另一方面,要在明确哪些行为是“严重违规”、“严重失职”、“营私舞弊”的同时,还需要进行量化。比如说,可以在规章制度中规定“违反劳动规章制度,有三次轻微违规行为,构成一次中度违规行为;三次中度违规行为,构成严重违规行为”; “由于严重违规、严重失职和营私舞弊,给甲方造成经济损失在10000元以上者,为有重大损害行为”等,以利于解除员工劳动合同时有充分依据。

因为员工到外单位兼职造成双重劳动关系,是任何一个用人单位都无法忍受的事情。《劳动合同法》第三十九条规定劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系,对完成本单位的工作任务造成严重影响,或者经用人单位提出,拒不改正的,用人单位可以与劳动者解除劳动合同。这一条款操作起来还是有些难度:一是何谓“对本单位的工作任务造成严重影响”,怎么来提供证据证明有严重影响?二是“劳动者拒不改正的”,怎么用事实和证据来证明?两点伸缩性其实都很大,难以操作和认定。建议在解除员工劳动合同前还是先提出改正要求更保险。实践中可书面通知劳动者,要求其在指定期限内提供其它用人单位出具的已解除劳动合同的证据。还有一个简单的办法就是,可以在劳动合同和规章制度中事先做出规定,将兼职作为严重违反劳动规章制度的行为,一经发现就可以解除劳动合同,这样就可以依据劳动者严重违法单位劳动规章制度的规定来解除劳动合同,不需要证明兼职给本单位的工作任务完成造成严重影响,也不需要再证明劳动者有拒不改正的事实,只要提供认定兼职的事实证据和规章制度、劳动合同作为证据就行了。

劳动者以欺诈等非法手段使用人单位在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同,致使劳动合同无效的,用人单位可以解除劳动合同。但用人单位必须提供欺诈行为的证据,还要到仲裁机构和法院认定劳动合同是否有效,这在操作和举证时也是很麻烦的。建议也可以通过规章制度和劳动合同中事先做出约定一条,比如“员工违背诚实信用要求,应聘时以欺诈手段,故意隐瞒本人真实基本情况,告知虚假信息,使单位在违背真实意思的情况下与其建立劳动关系并造成经济损失者,本单位可以解除劳动合同”,这样操作和认定起来就会方便许多。

(三)用人单位解雇有严重过错员工的程序要求

必须收集员工有严重过失的证据,而且必须以书面形式通知员工,否则败诉风险极大,增加企业的用工成本。

(四)用人单位对解雇有严重过错员工的举证技巧

司法实践中由于用人单位解除劳动合同案件实行举证责任倒置,通俗的说就是用人单位要举证证明自己的解除劳动合同的理由是充分的,是有确凿证据的,所以在解雇严重过失员工之前必须收集充分的证据。

如何收集员工违纪证据呢?因为现实生活中此类案件情况千差万别,因此违纪证据也各不相同,不可能公式般的套用。通常,在该类纠纷中,下列形式的资料可以作为证据:

1、员工自己向用人单位提供的资料。如违纪员工的“检讨书”、“求情书”、“申辩书”、违纪情况说明,等等;

2、用人单位对员工做出处理的资料。如有违纪员工本人签字的违纪记录、处罚通知书等;

3、证人证词。如其他员工及知情者的证词;

4、物证。有关事件涉及的物证(如被损坏的生产设备,如物证不方便保留,则拍摄清楚的照片,同时照片上还应当显示时间年月日时);

5、有关视听资料。如当事人陈述事件的录音、录像;

6、政府有关部门的处理意见、处理记录及证明等。

书面证据是最有力的证据,尤其是有违纪员工签字的书面证据,应尽收集和保留。

(五)用人单位解雇有严重过错员工的证据收集方法

1、建立日常书面行文制度和档案保管制度;

2、对于“大错不犯,小错不断”的员工的违纪行为,应注意平时记录在案。每次违纪时,企业都作出相应的书面处理材料,要求员工签字。如员工不愿在处理材料上签字,则可以扣罚工资的处罚方式,在工资单上注明处罚内容,由员工在领取工资时一并签字,并在工资单上注明对工资数额有异议的,应当在7日内提出;

3、对于有违法行为的员工,可以要求政府有关部门处理。如赌博、盗窃、打架、卖淫、嫖娼、吸毒等等违法行为,政府有关部门的处理结论或者记录,就可能是有力的证据。

七、 用人单位预告通知解除劳动合同的举证技巧

用人单位预告通知解除劳动合同,也称非过失性解除劳动合同,是指劳动者本身并不存在过失,但是由于存在特定情况,用人单位可以解除劳动合同。《劳动合同法》第四十条规定,有下列情形之一的,用人单位提前三十日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资后,可以解除劳动合同:(一)劳动者患病或者非因工负伤,在规定的医疗期满后不能从事原工作,也不能从事由用人单位另行安排的工作的;(二)劳动者不能胜任工作,经过培训或者调整工作岗位,仍不能胜任工作的;(三)劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化,致使劳动合同无法履行,经用人单位与劳动者协商,未能就变更劳动合同达成协议的。

用人单位预告通知解除劳动合同,有以下一些举证责任问题:

(一)劳动者医疗期满后仍然不能从事原来的工作,用人单位解除劳动合同的举证责任。

劳动者患病或者非因工负伤,在规定的医疗期满后不能从事原工作,也不能从事由用人单位另行安排的工作的,用人单位可以解除劳动合同。这里需要注意的是,医疗期满后,劳动者不能从事原来的工作的,用人单位仍不能解除劳动合同,只有用人单位为劳动者另行安排工作,劳动者仍然不能胜任的,用人单位才可以解除劳动合同。《企业职工患病或非因工负伤医疗期的规定》以及原劳动部《关于贯彻执行〈劳动法〉若干问题的解释》中都规定,请长病假的职工在医疗期满后,能从事原工作的,可以继续履行劳动合同;医疗期满后仍不能从事原工作也不能从事由单位另行安排的工作的,由劳动鉴定委员会参照工伤与职业病致残程度鉴定标准进行劳动能力鉴定。被鉴定为一至四级的,应当退出劳动岗位,解除劳动关系,办理因病或非因工负伤退休退职手续,享受相应的退休退职待遇;被鉴定为五至十级的,用人单位可以解除劳动合同,并按规定支付经济补偿金和医疗补助费。这就意味着,医疗期届满后,企业需要证明劳动者不能从事原来到工作,需要经过劳动能力鉴定这道程序。

(二)劳动者被证明不能胜任工作,经过培训或者调整工作岗位,仍不能胜任工作,用人单位解除劳动合同的举证责任。

根据《劳动合同法》第四十条的规定,劳动者被证明不能胜任工作,经过培训或者调整工作岗位,仍不能胜任工作的,用人单位履行预告程序后,可以解除劳动合同。适用这一规定解除劳动合同需要同时具备以下两个条件:

1、劳动者被证明不能胜任工作。不能胜任工作,是指有证据表明,劳动者不能按要求完成劳动合同中约定的工作任务或者同工种同岗位人员的工作量。这就要求用人单位在与劳动者签订劳动合同时,要明确员工的工作内容,特定行业的,还需要明确工作量。如果签订劳动合同时没有明确工作量的,只能参照同工种同岗位人员的工作量来确定,一般来讲,应参照平均的同工种同岗位人员的工作量,不能参照最高的同工种同岗位人员的工作量。因此,提供本单位平均的同工种同岗位人员的工作量,就成了劳动者被证明能不能胜任工作的重要证据。

2、经培训或者调岗后,仍不能胜任工作的。这就是说,用人单位解除劳动合同有个程序:必须先培训,或者调岗,如还不能满足新的岗位要求,则可以解除劳动合同。需要指出的是,劳动者被证明还不能胜任工作,必须要能证明。为防止在解除劳动合同时发生举证不能的风险,企业需在劳动合同中或在岗位说明书中确定员工的工作量,如果因此而培训员工的,还需要保存相应的培训资料。

(三)劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化,致使劳动合同解除的举证责任

根据《劳动合同法》第四十条第(三)项规定,劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化,致使劳动合同无法履行,经用人单位与劳动者协商,未能就变更劳动合同内容达成一致的,用人单位可以用预告通知程序解除劳动合同。具体操作时要注意必须证明同时符合的两个条件:

1、要证明客观情况发生重大变化致使原劳动合同无法履行。客观情况发生变化,是指发生不可抗力或出现导致使劳动合同全部或部分条款无法履行的情况,如单位迁移、被兼并、被上级主管部门撤消等致使劳动合同无法履行或无法完全履行的情况。如果当事人就某一种情形出现是否属于“客观情况发生重大变化”认识不一致,应由劳动争议仲裁机构和法院裁定。

2、要证明未能就变更劳动合同内容或者中止劳动合同达成协议。用人单位确因客观情况发生重大变化,需要解除劳动合同时,一定要注意与员工的沟通和协商,即与劳动者要先走协商变更劳动合同程序,只有经协商无法就变更劳动合同达成一致意见,用人单位才可以解除劳动合同。

八、用人单位在劳动合同文本交付和保存方面的举证责任和举证的技巧

(一)劳动合同文本应交付劳动者是用人单位的法定义务

《劳动合同法》关于劳动合同文本管理作了以下规定:一是第十六条规定,“劳动合同由用人单位与劳动者协商一致,并经用人单位与劳动者在劳动合同文本上签字或者盖章生效。”“劳动合同文本由用人单位和劳动者各执一份”。二是第八十一条规定,“用人单位未将劳动合同文本交付劳动者的,由劳动行政部门责令改正;给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。”三是第五十条规定,“用人单位对已经解除或者终止的劳动合同文本,至少保存二年备查。”

劳动合同文本必然有两份这是不言自明的。但是实践中,部分用人单位为“履行”订立书面劳动合同的义务,虽然与劳动者订立了劳动合同,但劳动合同文本全部自己保管,不交劳动者。很多用人单位甚至在签订劳动合同时只让劳动者在空白的劳动合同书上签名,签名后不给劳动者,发生纠纷时随意填写不利于劳动者的条款。劳动者手中没有劳动合同文本,出现劳动合同争议,提供证据往往遇到困难。这在《劳动合同法》实施以前更加如此。

(二)劳动合同文本未交付劳动者给用人单位的法律风险

由于有了《劳动合同法》的明确规定,必须提醒各用人单位:在劳动合同文本交付劳动者的问题上,现在不是劳动者被动,而是单位可能遇到风险了:

一是劳动合同必须给劳动者持有一份,并且应当有劳动者的签收证据。未将劳动合同文本交付劳动者将承担法律责任,给劳动者造成损害的,要给予赔偿。

二是用人单位单边持有劳动合同,或者虽给劳动者持有一份,但未保留送达证据,要证明这件事比较困难。如果劳动者持有的劳动合同文本遗失或者不认可用人单位交付了劳动合同文本,用人单位就必然陷入被动局面。

三是用人单位未将劳动合同文本送达职工的,视为未订立书面劳动合同。未将劳动合同文本交给劳动者或不能证明已经交给劳动者,如果劳动者告你没有与他签订劳动合同,则可能不仅是赔偿损失的问题,视同订立无固定期限的劳动合同、每月支付二倍工资、按经济补偿标准的二倍支付赔偿金的问题就接二连三来了。

(三)用人单位对劳动者持有劳动合同文本的举证方法

唯一能预防出现以上几点麻烦事的办法,就只有依法将双方签订好的劳动合同文本交劳动者一份,并保留已交付的签收证据。但是,即使用人单位办理了劳动合同文本签收手续,由于保管、归档、对应很麻烦,寻找起来不方便,很容易失误。因此,我在这里提一个小的建议:将劳动合同签收单印制在劳动合同文本后面,使劳动者签了字的签收手续和单位保存的双方签字的劳动合同文本连在一起,寻找、提供作证就方便多了。

(四)用人单位对劳动合同文本至少要保存二年备查

《劳动合同法》规定用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本,至少保存二年备查。因此,按规定保存劳动合同文本,不仅对劳动者有益,对用人单位同样有益。国务院《劳动保障监察条例》的规定,违反劳动保障法律、法规或者规章的行为在2年内未被劳动保障行政部门发现,也未被举报、投诉的,劳动保障行政部门不再查处。也就是说,在劳动合同解除、终止后的2年内,劳动者还可以投诉用人单位,保存了的劳动合同文本就是用人单位作申辩的很好的证据。附带保存的还有劳动合同的各种附件。

九、用人单位对劳动合同管理文书送达的举证技巧

(一)《劳动合同法》对用人单位劳动合同管理文书送达的规定

最后讲一个问题:用人单位在处理与员工的劳动关系中常常有一些文书必须送达给员工,如协商解除劳动合同的约定意见、即时通知解除劳动合同、提前通知解除劳动合同、解除或者终止劳动关系的证明书等。尤其是解除或者终止劳动合同证明书必须书面送达员工,否则对员工不产生法律效力。《劳动合同法》第五十条规定,用人单位应当在解除或终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明。这是强制性的法定义务。《劳动合同法》第八十九条还规定:“用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明,由劳动行政部门责令改正;给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。”不出具劳动合同解除、终止证明还可能存在这样的隐患:可以认定你劳动合同并没有解除,劳动关系还在,甚至视同续签了无固定期限的劳动合同,单位如果拿不出证据辩解,就会产生更大的麻烦。

(二)用人单位向员工发送劳动合同管理文书送达的方法

根据《劳动合同法》第五十条和第八十九条的规定,建议单位在出具劳动合同解除、终止证明时一定要保留劳动者本人签收的证据。

但是,如果劳动者根本找不到人不能直接送达本人了怎么办?可以这样处理:

1、本人不在的,交其同住成年亲属签收;

2、邮寄送达,以挂号查询回执上注明的收件日期为送达日期。

3、公告送达。在送达职工下落不明,或者用上述送达方式无法送达的情况下,可以公告送达,即张贴公告或通过报刊等新闻媒介通知。自发出公告之日起,经过15日,即视为送达。但能用直接送达或邮寄送达而未用,直接采用公告方式送达,视为无效。

(三)用人单位保留劳动合同管理文书送达证据的技巧

解除和终止劳动关系必须出具书面通知和证明,且必须送达员工,否则,解除和终止劳动关系决定不生效。其他劳动合同管理文书也必须送达劳动者或其成年亲属。但是,实践中很多情况是:用人单位给员工出具书面通知和证明时,员工却拒不签收;或者员工的成年亲属拒绝签收;许多员工在劳动合同解除和终止后不辞而别,根本不知去向,这时候很多用人单位束手无策。一方面法律要求用人单位必须证明已经书面送达员工,一方面是员工不签收,单位又没办法强迫员工签收,怎么办?

应对方法一:制作员工入职登记表时,增加一栏,内容为:“公司有关书面文件、通知无法直接送达给本人时,本人确认本表中所填写的家庭住址为邮寄送达地址。”

应对方法二:《劳动合同》中增加一个条款:甲方有关书面文件、通知无法直接送达给乙方时,乙方确认劳动合同中所填写的家庭住址为邮寄送达地址。

邮寄以后,以挂号查询回执上注明的收件日期为送达日期。邮寄回执、员工入职登记表或劳动合同文本形成的证据链条,足以证明单位已经将通知送达了。

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